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Gestion des connaissances
L'objectif de la gestion des connaissances et des savoir-faire consiste à consolider les connaissances implicites et explicites de l'entreprise pour surmonter les difficultés liées à la division du travail, l'éloignement, les mouvements de personnel et/ou le manque de communication.
Une problématique complexe
Quand une organisation s'engage dans une démarche de gestion des connaissances, cela exige une méthodologie réfléchie, des étapes graduelles et l'installation d'outils adéquats intégrant, dans un système global, les fonctionnalités suivantes :
- Gestion, sur la durée, de l'information documentaire validée (documentation technique, qualité, commerciale, marketing,…), des données traitées dans des bases (clients, commandes, salaires, stocks,…) et des processus de l'entreprise
- Gestion des individus, de leur carrière et de leur savoir-faire (qui fait quoi, sait quoi, connaît qui ; où sont ses publications, comment le joindre, peut-il m'aider ?)
- Gérer le savoir faire de l'entreprise (référentiels des communautés de pratique, Retours d'expérience, Supports de formation,…) et du marché (veille, revue de presse,…).
Des réponses simples
La suite Ennov5 gère de façon rigoureuse et souple toute l'information documentaire de l'entreprise (voir Gestion documentaire). Elle est connectable aux bases de données de l'entreprise et intégrable aux applications de type CRM. Elle permet de formaliser et de faire appliquer les workflows correspondants aux processus définis.
Dans le même système, elle gère les fiches de poste et les fiches individuelles des experts et contributeurs avec le détail requis par les futurs utilisateurs.
Enfin, Ennov5 est à même de capturer à la volée le savoir-faire en création en proposant et en gérant des espaces collaboratifs destinés aux projets, aux référentiels des communautés de pratique, aux dossiers thématiques de veille, aux retours d'expériences et aux bilans de départ. A la fois documentaires et procéduraux ces espaces gèrent les droits d'accès, mémorisent les contenus, permettent de procéder à des votes, des validations, de pousser à la lecture de documents importants et participent, de ce fait, pleinement à la capitalisation souhaitée.
Cependant, l'un des principaux écueils est de conserver la base de connaissance à jour, utile et pertinente. Avec son système de date limite de validité, Ennov peut archiver automatiquement un document une fois sa durée de vie atteinte ou alerter son auteur sur son obsolescence potentielle et la nécessité d'une mise à jour ou d'un archivage.
Les fonctionnalités standard d'Ennov permettent par ailleurs une recherche aisée des informations ou des contacts et une consultation simple ce qui en fait un outil facile à déployer largement dans l'entreprise. Il se révèle être à la fois l'outil de capitalisation des connaissances et des savoirs mais aussi le medium de communication qui fait si souvent défaut.
La solution de gestion des connaissances a été mise en œuvre chez Veolia pour leur référentiel technique, qualité et législatif et à la Mairie de Paris pour renseigner le bureau d'information téléphonique des usagers 3975.